L’organisation du travail est fondamentale pour qu’une entreprise fonctionne correctement et génère du chiffre d’affaires. Les performances du business dépendent en grande partie de la gestion des différentes tâches qui doivent être effectuées.
Pourtant, impossible de rester concentré sur le travail toute une journée sans faire de pause : notre capacité de concentration serait autour de 90 minutes [1].
Découvrez 14 techniques reconnues pour organiser son temps de travail et devenir plus productif.
1- La technique Pomodoro
Il s’agit de l’une des techniques de concentration les plus connues. Elle a été mise en place dans les années 80 par Francesco Cirillo, étudiant italien. Pour se concentrer sur ses études, il utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate. D’où le nom “pomodoro”, signifiant “tomate” en italien.
L’objectif de la méthode Pomodoro est de rester concentré à 100% sur une tâche pendant 25 minutes, puis de faire une pause de 5 minutes avant de répéter le cycle. Après 4 cycles, la durée de la pause est de 30 minutes, puis le procédé se répète.
Il s’agit d’une méthode particulièrement conseillée pour les personnes qui ont du mal à se focaliser sur une tâche et qui s’éparpillent. En faisant plusieurs choses à la fois, il est compliqué de se concentrer pleinement et de progresser.
Au préalable, il est important de chasser les sources de distraction.
Si, pendant votre travail, une idée vous vient en tête concernant un autre projet, notez vos pensées sur un papier pour ne pas l’oublier, mais ne l’exécutez pas immédiatement. Restez concentré sur ce que vous faites.
Adaptez cette méthode à votre rythme. Il se peut que 25 minutes de travail soit une période trop longue ou trop courte pour vous. Dans ce cas, passez par exemple à 40 minutes de travail suivies d’une pause de 15 minutes.
2- La Matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est un outil incontestable pour gérer son temps et organiser son quotidien.
David Eisenhower est le 34e Président des États-Unis et s’est rendu populaire pour sa productivité impressionnante. Il a mis en place une méthode pour prioriser les tâches en fonction de deux axes : urgence et importance. Ce qui permet de dessiner 4 cadrans :
- Les tâches importantes et urgentes ;
- Les tâches importantes, mais non urgentes ;
- Celles qui sont non importantes, mais urgentes ;
- Et les tâches non importantes et non urgentes.
Cela permet de savoir par quelle action commencer et ce qui peut éventuellement être laissé de côté. Il est conseillé de faire la liste, chaque matin, des tâches à accomplir dans la journée, de leur donner une note d’importance sur 5 et une note d’urgence sur le même barème. Cette liste peut également être faite en début de semaine. Ensuite, vous n’avez plus qu’à classer les différentes missions à faire.
La matrice d’Eisenhower peut également être appliquée dans la vie quotidienne.
3- La méthode ABCDE
La méthode ABCDE est un processus permettant d’analyser une situation sous tous les angles afin de prendre la meilleure décision possible. Cette technique est particulièrement utilisée lors des brainstormings d’équipes : à plusieurs, il est plus facile de prendre la bonne décision.
Cette méthode permet de contourner les obstacles liés à une bonne prise de décision :
- La précipitation,
- L’urgence,
- Le stress,
- Un manque de recul,
- Un manque d’information.
Le processus de la méthode ABCDE se développe sur 5 étapes.
- Assess (apprécier, évaluer) : évaluer clairement une situation.
- Brainstorm : faire la liste des options possibles.
- Choose (choisir) : définir les avantages et inconvénients de chaque option.
- Decide (décider) : prendre une décision.
- Evaluate (évaluer) : faire le bilan, évaluer les résultats et faire les ajustements nécessaires.
4- La méthode NERAC
La méthode NERAC permet de gérer efficacement le temps dont on dispose afin de gagner en efficacité et en sérénité à travers 5 étapes :
- N : Noter. Faire la liste des tâches à accomplir.
- E : Estimer. Réfléchir au temps nécessaire pour accomplir chaque tâche.
- R : Réserver. Prévoir l’imprévu en laissant un créneau horaire libre entre chaque tâche, ou en prévoyant un laps de temps supplémentaire pour la réalisation de chaque tâche.
- A : Arbitrer. Déterminer si une tâche est importante et/ou urgente, notamment grâce à la matrice d’Eisenhower.
- C : Contrôler. Faire le point sur le travail accompli. L’emploi du temps prévu a-t-il été respecté ? Cette étape permet d’être de plus en plus précis dans l’estimation de son temps de travail.
5- La méthode GTD
La méthode GTD (“Getting Things Done”) est inventée en 2001 par David Allen, spécialiste américain de la productivité. Il s’agit de s’organiser pour réussir avec l’art de l’efficacité sans le stress. Cette méthode permet une meilleure organisation du travail pour accomplir un maximum de tâches dans la journée de manière efficace.
Là encore, la méthode GTD se constitue de 5 étapes :
- Collecter : faire la liste des tâches à accomplir, même les plus insignifiantes. Cette liste peut être faite sur Excel pour ne pas la perdre. Cette étape permet de se décharger l’esprit et de ne rien oublier plus tard dans la journée.
- Traiter : si la tâche à faire prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement.
- Organiser : planifier ou déléguer les tâches les plus longues.
- Réviser : faire le point sur la progression des tâches, par exemple en fin de semaine.
- Agir : procéder à la réalisation des tâches planifiées plus tôt dans la journée ou dans la semaine. Pour maximiser votre productivité, priorisez les différentes actions à accomplir et organisez-les dans la journée, selon votre rythme et votre niveau d’énergie. Par exemple, ne prévoyez pas une tâche complexe après le repas si vous avez l’habitude d’avoir une baisse d’énergie à ce moment de la journée.
6- La loi de Pareto
Également nommée “Le principe 80/20”, la loi de Pareto est l’une des plus connues et l’une des plus anciennes techniques d’organisation au travail.
C’est au début des années 1900 que Vilfredo Pareto, économiste italien, démontra que 20% des personnes détenaient 80% des richesses. Ce phénomène se vérifie finalement dans de nombreuses situations : 80% des résultats ou des conséquences sont dûs à 20% d’actions ou de causes. C’est également valable dans un business :
- 80% du chiffre d’affaires se génère grâce à 20% des clients ;
- 80% des actions génèrent 80% du chiffre d’affaires
Cette répartition reste théorique et n’est pas forcément exacte. Mais il s’agit d’un point de repère intéressant à prendre en considération dans la prise de décisions et l’organisation du travail.
Ainsi, mieux vaut se concentrer sur les tâches importantes générant un maximum de chiffre d’affaires, plutôt que de passer du temps sur des actions qui rapportent très peu d’argent.
Concrètement, il est préférable de faire une seule action dans la journée, mais qui aura véritablement fait avancer votre entreprise, que de faire de nombreuses tâches qui n’auront aucun effet.
▶ J’ai d’ailleurs fait une vidéo à ce sujet.
7- L’effet Zeigarnik
Cette méthode date des années 1920.
D’après la légende, c’est à cette période que le psychologue germano-américain Kurt Lewin se rend au restaurant avec des collègues. Au moment de commander leurs plats au serveur, celui-ci se montre étonnant : il mémorise toutes les demandes, sans rien noter, et sert le groupe sans aucune erreur.
Plus tard dans l’après-midi, un collègue de Lewin réalise avoir oublié un objet au restaurant. Il mise alors sur la mémoire du serveur pour le retrouver. Au moment de lui faire part de sa requête, le serveur dévisage le client : il ne se souvient pas de lui, ni de l’endroit où il était assis. Stupéfait, le client demande des explications. Le serveur révèle alors qu’il ne se souvient des clients et des commandes que jusqu’à ce que celles-ci soient servies.
Ce phénomène, c’est l’effet Zeigarnik. Se souvenir des tâches non-terminées et interrompues.
En effet, le serveur prend les commandes, les transmet en cuisine puis interrompt le processus jusqu’à ce que les plats soient prêts. Une fois les plats servis, le serveur peut pleinement passer à autre chose.
En clair, les objectifs non atteints ont tendance à revenir en tête régulièrement. C’est à ce titre que l’effet Zeigarnik a un intérêt dans l’organisation du travail et la productivité. Il s’agit d’un outil anti-procrastination.
Vous avez tendance à commencer une tâche sans la terminer, puis à passer à autre chose ? Dans ce cas, vous aurez toujours dans un coin de la tête la première tâche non finalisée, vous empêchant d’être totalement productif sur la seconde.
Finalement, l’effet Zeigarnik motive et incite à terminer une tâche commencée.
Les 5 lois d’organisation du travail à connaître
En dehors des différentes méthodes à exercer souvent étape par étape, il existe des lois, applicables au travail comme dans le quotidien, pour être plus productif.
8- La loi de Murphy
Elle est aussi appelée la “loi de la tartine beurrée”. Avez-vous remarqué que lorsque nous laissons échapper une tartine beurrée, elle tombe systématiquement du côté du beurre, salissant ainsi la table ? C’est sous doute aussi pour cette raison que la loi de Murphy a un troisième nom : la “loi de l’emmerdement maximum”. Cela se vérifie également pendant les files d’attente. Votre file n’avance pas, contrairement à celle d’à côté. Vous décidez alors de vous y mettre, et voilà que celle-ci se met à bloquer, mais que l’autre avance. Perte de temps maximale.
Avec la loi de Murphy, s’il y a une probabilité pour que quelque chose se passe mal, alors ça sera le cas. C’est aussi le cas au travail. La loi de Murphy nous apprend alors qu’il faut prévoir l’imprévisible et avoir un plan B. Vous avez une visio prévue avec un client ? Attendez-vous à ce que votre ordinateur fasse une mise à jour d’une heure, 3 minutes avant.
Il n’est jamais possible de prévoir quand un problème surviendra, c’est pour cela qu’il faut toujours anticiper. Nous l’avons d’ailleurs vu avec la méthode NERAC, qui conseille de réserver un créneau horaire libre en cas d’imprévu.
9- La loi de Carlson
Sune Carlson, économiste suédois, a indiqué dans les années 50 qu’un “travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”. La loi de Carlson incite donc à rester concentré de A à Z pendant l’exécution d’une tâche.
Une loi qui va à l’encontre de différentes méthodes de travail, comme la technique pomodoro ou l’effet Zeinarnik. A vous de tester ce qui vous convient le mieux.
10- La loi de Parkinson
Développée en 1955, cette loi affirme que tout travail occupe le temps qui lui est imparti. En clair, si vous avez une semaine de délai pour réaliser une tâche, vous mettrez une semaine pour la faire. Mais en ayant un mois pour exécuter cette même mission, vous mettrez un mois.
En effet, nous avons tendance à procrastiner et à terminer un travail au dernier moment. Pour être efficace dans son travail, il faut donc se fixer des délais raisonnables et, à la limite, trop courts.
11- La loi de Laborit
Henri Laborit était un chirurgien et neurobiologiste français. C’est tout naturellement qu’il s’intéresse au rythme biologique de l’homme. Il en a conclu que nous recherchons le plaisir et au contraire, nous fuyons l’ennui et la douleur. Cela se vérifie d’ailleurs pendant le travail : nous privilégions les tâches agréables à réaliser. Monsieur Laborit pense au contraire que nous devrions commencer la journée par les tâches les plus compliquées et ennuyeuses.
La loi Laborit nous apprend alors à ne pas procrastiner.
12- La loi d’Illich
Ivan Illich était un prêtre, philosophe et penseur autrichien. Il pense que travailler alors qu’on devrait se reposer, par exemple lors de la pause déjeuner, donne l’illusion d’être efficace alors que ce n’est pas le cas.
La loi d’Illich nous incite à prendre des pauses régulièrement pour ne travailler qu’aux moments où nous sommes attentifs et concentrés.
13- La loi de Douglas
La loi de Douglas signifie que plus nous avons d’espace dans la pièce pour ranger les affaires, plus on s’étale. Forcément, c’est donc plus compliqué de s’y retrouver. Ce qui fait perdre du temps et rend moins productif.
Il est donc important de mettre de l’ordre dans ses affaires pour optimiser son organisation au travail.
14- Avoir le journal Agir et Réussir
Le journal Agir et Réussir et un carnet que j’ai créé en me basant sur mon expérience.
Dans la première partie, vous réfléchissez, vous rêvez, vous définissez ce que vous souhaitez accomplir durant les 10 prochaines années.
La deuxième partie est plus précise : définissez vos objectifs personnels et professionnels sur les 12 mois à venir. Je vous explique dans le journal comment définir un objectif SMART.
Il y a également des défis pour mettre en place de nouvelles habitudes qui seront bénéfiques dans votre organisation au travail.
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Vous connaissez maintenant 14 techniques et méthodes pour être performant au travail et organiser son temps. A vous de définir celle que vous allez utiliser, vous pouvez même en combiner certaines. Peut-être avez-vous vos propres solutions pour réussir votre organisation au travail ? N’hésitez pas à tout nous dire en commentaire pour en faire profiter la communauté !
[1] : https://www.topsante.com/tous-les-avis-d-expert/combien-de-temps-peut-on-rester-concentre-71755
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