Au secours, je reçois trop de mails | 6 conseils pour mieux les gérer !

Être blogueur, ce n’est pas uniquement savoir rédiger des articles de qualité. En effet, après avoir réussi à se faire connaître, il est possible de recevoir une trentaine, voire même une centaine de mails par jour. Quand on est seul à gérer son blog, il peut être difficile de répondre à tout le monde. D’ailleurs, si vous êtes ici, c’est que vous avez besoin d’astuces pour mieux les gérer. Alors, ne bougez pas, car vous trouverez dans cet article 6 conseils qui vous mèneront sur la voie.

1 – Paramétrer ses notifications pour mieux gérer ses mails quand on est blogueur

Dans notre société actuelle, nous sommes, pour la plupart d’entre nous, ultra-connectés. Par ce fait, nous recevons des tonnes et des tonnes de notifications par jour. Celles-ci peuvent provenir des réseaux sociaux, des confirmations d’inscription à une newsletter ou autres. Bref, nous recevons sans arrêt des mails en automatique. Heureusement, il est possible de mieux les gérer en paramétrant ses notifications. 

En tant que blogueur, les réseaux sociaux jouent un rôle fondamental, car ils permettent de se faire connaître et d’attirer du trafic, surtout au début. Cependant, il ne sert à rien d’être averti pour chaque notification. Je pense notamment aux nouveaux abonnés et aux likes, par exemple. En effet, il est possible de les limiter et d’être prévenu seulement pour celles qui ont une réelle importance. Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres des applications en question.  

Je vous entends déjà me dire : “c’est bien gentil tout ça Olivier, mais comment faire pour son blog ?” Si vous avez un blog, vous êtes sûrement sur WordPress. D’ailleurs, je vous le conseille, car il s’agit là d’une excellente plateforme pour les blogueurs. Quoi qu’il en soit, allez dans le menu “Réglages”, puis “Discussion” et décocher la fameuse case “M’envoyer un message lorsque je reçois un nouveau commentaire.”

Bien entendu, il y a tout de même un risque : celui d’oublier d’y répondre ! Vous pouvez penser à les traiter une fois par semaine. Et pour éviter que ça ne vous sorte pas de la tête, n’hésitez pas à disposer un post-it sur votre bureau, sur votre frigo ou à le noter dans votre agenda. 😉

2 – S’autoriser à ne pas répondre à tout le monde

Si vous n’arrivez plus à gérer vos mails, pourquoi essayez-vous de répondre à tout le monde ? Eh oui, ce n’est pas une obligation et votre audience peut tout à fait le comprendre. Après tout, vous n’êtes pas un robot. Alors, prenez surtout le temps de répondre aux mails qui en valent vraiment le coup. 

Par exemple, si vous recevez un mail agressif ou sans formule de politesse, ne gaspillez pas votre énergie à y répondre. Je pense aussi aux mails en total décalage avec votre thématique ou celles et ceux qui vous relancent pour une offre, alors que vous l’aviez décliné auparavant.

3 – Faire le point sur les newsletters que l’on reçoit 

En tant que blogueur, il nous arrive à tous de s’abonner à des newsletters, mais avec le temps, celles-ci peuvent ne plus correspondre à nos envies et à nos besoins.  

Dans ce cadre, je vous invite à faire le tri. Dès lors que vous recevez une nouvelle newsletter, demandez-vous si la thématique abordée vous intéresse toujours. Si la réponse est “NON”, il vous suffit de vous désinscrire. Bon, je ne vous cache pas que si vous vous êtes abonné à beaucoup de newsletters, le travail peut être assez ennuyeux. Mais assez rapidement, vous pourrez réduire le nombre de mails à gérer.

Autre point : je suis certain que vous vous êtes déjà retrouvé sur une mailing list sans aucune demande de votre part. Quand on est blogueur, cela arrive assez souvent. Dans ce cas, vous pouvez penser à envoyer un mail “type” aux personnes concernées. Cela vous fera gagner un temps précieux. En outre, si vous disposez d’un système de mail qui le permet, vous pouvez également songer à créer un filtre. 

4 – Créer des mails types pour gagner du temps et mieux gérer ses mails

Si vous avez réussi à vous faire un nom, vous devez recevoir sans arrêt des messages similaires. Alors, pour ces derniers, je vous invite vivement à préparer une réponse standardisée, sinon vous perdrez un temps considérable à chaque fois.  

Il en va de même pour les demandes de partenariat. En effet, si certaines d’entre elles ne vous intéressent pas, pensez à rédiger un mail type dans lequel vous refusez poliment la proposition. 

5 – Définir un horaire et un jour pour la gestion de ses mails

Je vous l’ai évoqué précédemment, mais il ne sert à rien de répondre tout de suite à chaque nouveau message. Il est plus productif de vous adonner à cette tâche une à deux fois par semaine. 

De plus, si vous en avez marre d’être dérangé à longueur de temps par des notifications, vous pouvez également songer à récupérer vos mails manuellement. Ainsi, vous pourrez aller les consulter quand vous êtes disponible et prêt à le faire. 

6 – Classer ses mails par ordre de priorité ou déléguer cette tâche

Pour mieux gérer ses mails quand on est blogueur, il peut être aussi intéressant de les classer dans un espace dédié. 

Laissez-moi être plus clair : 

• tout d’abord, mettez tous les mails auxquels vous ne répondez pas dans la corbeille. Je pense notamment aux mails indésirables, par exemple ;
• ensuite, placez tous les messages importants dans un dossier. Je veux dire par là tous ceux qui demandent une réponse rapide. Pour ces derniers, vous pouvez même aller plus loin en les classant par ordre de priorité. 

Dans le cadre où votre blog est un simple hobby, ne vous sentez pas obligé de répondre à tous les messages. Après tout, vous avez peut-être une vie de famille, un travail à côté, des activités qui vous prennent du temps, etc. Alors, faites comme vous le pouvez, avec le temps que vous avez. 

Par contre, si vous aspirez à devenir blogueur professionnel ou que vous l’êtes déjà, il faut voir les choses différemment. En fait, si vous êtes sollicité en permanence et que vous n’arrivez plus à tout gérer seul, il serait peut-être temps de déléguer cette tâche. Pour tout vous dire, c’est la méthode que j’ai adopté et cela me permet de me consacrer davantage au cœur de mon activité. Certes, au démarrage, vous perdrez éventuellement un peu d’argent, mais sur le long terme, c’est une autre histoire.

J’espère que ces 6 conseils vous aideront à mieux gérer vos e-mails sur votre blog. D’ailleurs, vous connaissez peut-être d’autres petites astuces. Si oui, je vous invite à nous les partager dans les commentaires ci-dessous. Et pour les plus curieux d’entre vous, venez découvrir comment créer de bons podcasts.