La production par lots, la méthode pour décupler sa productivité

Vous êtes créateur de contenu et vous en avez marre de répéter 50 fois les mêmes actions ?

Par exemple, quand vous écrivez un article pour votre blog, comment faites-vous ?

1. Tout d’abord, vous cherchez un sujet accrocheur,
2. Vous l’analysez via les moteurs de recherche,
3. Vous réfléchissez à un titre qui déchire,
4. Ensuite, vous préparez votre plan, vous écrivez l’article,
5. Vous le mettez en forme,
6. Vous le publiez et vous le partagez…

OK, super ! Ça vous fait donc 1 article… Et on est reparti pour un second article : vous cherchez un sujet accrocheur, vous l’analysez via les moteurs de recherche, vous réfléchissez à un titre qui déchire, …

Un peu répétitif, non ?

Note : cet article invité a été écrit par Isabelle du blog Gletemps qui donne des conseils pour gagner du temps.

Et je parle d’article de blog, mais je pourrais faire la même avec vos vidéos YouTube : vous cherchez un sujet accrocheur, vous l’analysez via les moteurs de recherche, vous réfléchissez à un titre qui déchire, …

Bon allez, je crois qu’on a compris !

Tout ça c’est bien, mais d’un point de vue productivité on frôle le zéro absolu. Et je ne parle même pas de votre motivation qui fond plus vite que la neige au soleil avec cette approche.

Mais alors comment faire pour produire du contenu de façon efficace et sans perte d’intérêt (ce qui serait désastreux pour la survie de votre activité !) ?

Bien sûr vous pouvez toujours déléguer certaines tâches sans valeur ajoutée pour vous. Mais imaginons un instant que vous êtes comme moi, tout seul derrière votre écran sans personne à qui demander de l’aide.

C’est alors que j’interviens pour vous révéler LA méthode suprême qui va vous faire gagner un temps précieux !

Dans cet article je vais donc vous dévoiler quelle est cette solution et vous expliquer pourquoi vous avez tout intérêt à la mettre en pratique. Bien sûr, je vous expliquerai aussi comment faire.

Le batch cooking en question

Avant tout, si je vous dis « batch production », est-ce que ça vous évoque quelque chose ? Non ?

Et si maintenant, je vous parle de « batch cooking », c’est mieux ?

Cette expression, très à la mode dernièrement, pourrait se traduire par « cuisson par lots ». En gros, le batch cooking est une méthode de cuisine où l’on va préparer en une fois tous les repas de la semaine par exemple. Elle est dérivée de la batch production, ou production par lots, qui est un procédé industriel de production. L’idée est de créer un produit, non pas en le fabriquant de A à Z puis de recommencer autant de fois que nécessaire, mais plutôt de concevoir l’ensemble des produits tâche après tâche.

Qu’est-ce que ça veut dire la production par lots ?

Pour faire simple, cela signifie que, quand vous avez un travail à faire, vous allez essayer de regrouper les tâches similaires pour les faire toutes d’un seul coup.

Reprenons notre exemple de création d’articles. Imaginez que vous ayez prévu de passer une journée à écrire. Au lieu de rédiger vos articles les uns à la suite des autres, pourquoi ne pas utiliser ce principe et faire des lots ?

Ainsi, vous pourriez en premier lieu prendre du temps pour réfléchir à plusieurs sujets d’articles.

Puis, votre liste en main, vous analysez chacun de ces sujets. Vous leur trouvez un titre. Vous préparez le plan de l’ensemble et vous le développez. Puis, vous cherchez des images à associer à chaque thème et vous réalisez la mise en forme de chacun en parallèle…

Vous comprenez l’idée ?

Cette méthode peut s’appliquer à presque toutes vos activités :

• Vous avez des coups de fil à donner à plusieurs clients ? Définissez une plage horaire et donnez-les tous à la suite.
• Vous avez des devis à créer et envoyer ? Faites-les tous ensemble puis postez-les en même temps.
• Et si le pressing où vient d’être livré votre colis est sur le chemin de la poste, arrêtez-vous y par la même occasion.

Mais alors, pourquoi utiliser la production par lots ?

La production par lots, un gain de temps non négligeable

Tout d’abord cette méthode vous permet de gagner énormément de temps. Car le temps est une richesse qu’il ne faut pas gaspiller.

Prenons cette fois-ci comme exemple la production de vidéos. Suivant votre rythme de publication, vous êtes peut-être amené à tourner deux voire trois vidéos par semaine. Pensez alors à tout le travail que cela représente :

1. Sortir le matériel,
2. Installer tous vos instruments,
3. Régler ce qui doit l’être pour que l’image soit nette, le son correct,
4. Filmer,
5. Faire le montage,
6. Et de la même manière il vous faudra ranger votre attirail une fois votre séance terminée.

Et vous allez le faire autant de fois que vous tournez de vidéos.

Alors que si vous décidez de réaliser l’ensemble de vos vidéos de la semaine en même temps, vous ne sortez et n’installez votre matériel qu’une seule fois. Vous ne faites vos réglages qu’en début de tournage et pour toutes vos prises…

En quelques mots : vous gagnez du temps !

Concentrez-vous !

Un autre avantage de la production par lots : vous ne perdez pas votre concentration. En effet, chaque changement de sujet demande un temps d’adaptation [1] à votre cerveau et vous pompe par la même occasion de l’énergie. Vous devez complètement changer de pensée, ce qui prend du temps.

Ainsi, une étude publiée en 2010 [2] a montré que le cerveau n’est pas en mesure de réaliser plusieurs tâches de manière strictement simultanée. En réalité, même si plusieurs zones de notre cerveau s’activent en même temps, il ne traitera qu’une seule chose à la fois.

Alors autant se focaliser sur une tâche ou un groupe de tâches identiques plutôt que sauter d’une activité à l’autre. Vous perdrez moins de temps et d’énergie.

Une organisation dynamique

Une autre bonne raison de travailler par lots est que cela structure votre journée. La planification est la meilleure façon de s’assurer de maximiser son temps au cours d’une journée. Cela permet de travailler en s’alignant avec son niveau d’énergie, de commencer chaque jour en sachant exactement quoi faire, et de se concentrer sur ses priorités réelles.

La planification et la formalisation de vos tâches sont d’excellents moyens d’être proactif plutôt que réactif, et de donner le ton à vos journées. À l’inverse, commencer la journée sans avoir de plan est une garantie que vous allez perdre du temps, ne serait-ce qu’à penser à ce que vous allez faire.

Sans compter que prévoir en amont vous pousse à réfléchir à l’avance à tous vos contenus pour les semaines/mois à venir. Cela vous invite à avoir une vision sur ce que vous faites, à avoir des objectifs clairement définis.

Vous avez une stratégie de contenu.

J’espère que toutes ces raisons vous auront convaincus d’appliquer cette méthode de production par lots.

Alors sans plus tarder je vais vous expliquer :

Comment mettre en pratique la production par lots ?

1. Listez vos ingrédients

Je suis loin d’être une cuisinière digne de rentrer dans le guide Michelin. Pourtant s’il y a une chose que je sais, c’est que pour réaliser une recette, je vais avoir besoin d’ingrédients. Comme on dit : « on ne fait pas d’omelette sans casser des œufs » !

Et pas besoin d’être un génie de la planification pour ça.

C’est d’ailleurs le principe du batch cooking, ou comme si vous invitiez du monde à dîner chez vous : avant de préparer votre repas, vous allez devoir déterminer l’entrée, le plat et le dessert que vous souhaitez servir.

Pour ce faire, pas besoin de longs discours. Prévoyez simplement un peu de temps au moins une fois par semaine pour lister l’ensemble des projets que vous voulez réaliser. Ensuite, comme en cuisine, une fois vos menus/projets sélectionnés, découpez-les en ingrédients/tâches.

Soyez précis !

Par exemple si vous envisagez de créer une formation, ne vous contentez pas d’inscrire « créer formation X », mais détaillez chaque étape : préparer plan formation X, tourner vidéo 1, tourner vidéo 2…, mettre en ligne formation X…

Plus un objectif sera clair, mieux vous pourrez déployer les efforts nécessaires pour y arriver. Car, avouons-le, il est difficile de travailler avec des objectifs vagues, non ?

Astuces :

• N’hésitez pas à prendre 5 à 10 minutes chaque soir pour ajuster votre liste. En fonction de ce que vous aurez fait dans la journée, vos priorités peuvent évoluer et il peut être nécessaire d’ajouter ou reprogrammer certaines tâches.
• Attention, évitez de planifier pour le jour même. Commencer votre journée en sachant déjà ce que vous avez à faire vous apportera plus de sérénité et vous évitera de perdre du temps.

Ça y est, votre liste est établie ? Passons maintenant à la préparation de la recette !

2. La préparation

Une fois votre liste de choses à faire prête, identifiez-les par ordre de priorité. Les plus importantes, les plus urgentes, les rendez-vous fixes.

Déterminer des priorités vous donnera une idée claire de quand positionner vos tâches. Par exemple si vous avez prévu un webinaire le jeudi, fixez-vous comme date limite pour produire votre présentation la veille. Évidemment, si vous en prévoyez plusieurs, groupez la réalisation de vos présentations pour plus d’efficacité.

De même, tenez compte de vos rythmes. Les neurosciences nous apprennent que la majorité d’entre nous avons un cerveau disposé au travail matinal. Si c’est aussi votre cas, essayez de démarrer la journée par une tâche à forte valeur ajoutée. Pour connaître cette tâche, posez-vous la question : « si je ne devais faire qu’une seule chose aujourd’hui, ce serait quoi ? »

En tenant compte à la fois de vos priorités et de vos rythmes, organisez des journées à thème qui rassemblent des tâches de même nature. Par exemple un jour de la semaine sera réservé pour la création de contenu. Un autre pour l’administratif, les réseaux sociaux, les e-mails…

Une fois tous ces éléments identifiés, bloquez des créneaux dans votre agenda. Le fait de matérialiser vos tâches dans votre calendrier vous rend proactif et va vous inciter à leur réalisation. C’est donc un excellent moyen pour vous motiver.

Ainsi, maintenant votre journée « création de contenu » devrait ressembler à :

• 8h-9h : trouver des sujets d’articles
• 9h-10h : analyser les sujets
• 10h-11h : trouver des titres accrocheurs
• 11h-12h : préparer les plans
• 12h-13h : déjeuner
• …

Maintenant, vous avez une vision globale et détaillée de votre semaine. Vous savez précisément ce que vous allez faire et quand, ce qui va vous faire gagner un temps précieux.

3. Préparez tout le matériel nécessaire

Ce paragraphe ira sans doute de soi pour beaucoup d’entre vous. J’ai d’ailleurs l’impression d’entendre ma mère lorsque j’étais au collège et qu’elle me serinait chaque soir de préparer mon cartable pour les cours du lendemain.

Vous l’aurez compris, de la même manière que vous avez planifié votre journée la veille, préparez le matériel ou les informations dont vous aurez besoin en avance.

Quelques exemples :

• Vous prévoyez de publier une vidéo ? Faites en sorte qu’elle soit fin prête ainsi que la miniature qui va avec et le descriptif.
• Votre webinaire aura lieu jeudi ? Finalisez votre présentation le mercredi et testez le matériel pour n’avoir aucune mauvaise surprise le moment venu.
• Vous avez une interview de planifiée ? Renseignez-vous en amont sur la personne interrogée et préparez une liste de questions à poser.

Préparez tout ce qu’il vous faut pour la journée, y compris votre sac de travail, votre sac de sport, et même, vos vêtements. De cette manière, vous serez prêt à démarrer la journée en force dès votre réveil, et vous évitez de vous mettre la pression pour des questions futiles.

Conclusion pour décupler sa productivité avec la production par lots

Allez, on se fait un petit récapitulatif ?

Pour gagner du temps et accroître sa productivité on utilise la méthode de la production par lots. En gros, quand vous avez un travail à faire, vous essayez de regrouper les tâches similaires pour les faire toutes d’un seul coup.

Pourquoi ?

• Gagner du temps,
• Rester concentré et ne pas vous disperser,
• Conserver votre énergie et votre motivation intacte,
• Structurer votre journée,
• Être plus serein,
• Déterminer une stratégie de contenu.

Comment ?

1. Listez l’ensemble des tâches que vous souhaitez réaliser,
2. Déterminez l’importance, l’urgence de vos tâches,
3. Planifiez vos semaines à l’avance et organisez des journées à thème suivant votre rythme,
4. Bloquez vos créneaux,
5. Préparez tout le matériel nécessaire la veille.

Alors bien entendu une telle organisation ne peut pas se faire sans un minimum d’investissement personnel. Vous allez devoir vous forcer un peu au début. Cela va demander de l’anticipation, un certain goût pour la planification.

Mais si chaque jour vous ne prenez rien que 10 minutes pour prévoir votre journée du lendemain, vous verrez que votre journée n’en sera que facilitée.

Et bientôt ce qui vous semble peut-être être une corvée aujourd’hui, se transformera en une routine bienfaitrice.

Imaginez le gain de temps si vous utilisez cette méthode de production par lots. Vous pourrez vous concentrer sur ce qui a de la valeur pour vous, que ce soit la création de contenu, les échanges avec votre communauté ou le temps passé avec votre famille.

N’hésitez plus ! Attrapez un papier, un crayon et commencez votre liste d’ingrédients. Et si vous avez des questions, laissez un commentaire et je vous répondrai avec plaisir.

À présent dégustez et partagez, c’est prêt !

Isabelle du blog Gletemps

Sources :

• ^[1] « The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress », Gloria Mark et al., Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 2008.
• ^[2] « Divided Representation of Concurrent Goals in the Human Frontal Lobes », Sylvain Charron and Etienne Koechlin, Science, 2010.